A qué dedico mi tiempo: Top 3 herramientas personales

 

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Hace mucho tiempo que no escribo en este blog. Pero me niego a pensar que es por falta de tiempo.  Lo más probable es que le esté dando más prioridad a otras cosas, como intentando seguir la tendencia actual a que todo el contenido online sea audiovisual (mi canal de Twitch, el de Youtube, o incluso mis torpes intentos de crear contenido en Tiktok).

Con estos nuevos proyectos casi había olvidado la placentera sensación de sentarme delante de una hoja en blanco a ordenar mis pensamientos, vaciar mi alma y compartir mis conclusiones con el mundo.

Como digo, no es una cuestión de falta de tiempo. Cada uno decide a qué dedica su tiempo. Nuestro tiempo es nuestro mayor tesoro, algo que avanza inexorablemente para nunca volver, de manera que tener la sensación de perder el tiempo es una de las mayores desdichas que puede sufrir un ser humano. 

Por eso me he animado a volver a escribir aquí en mi blog, para compartir con vosotros (o conmigo mismo) unas líneas sobre a qué dedico mi tiempo.

Me refiero, claro, al tiempo que tengo para mí. Todos tenemos el mismo tiempo, pero debemos dedicarlo a diferentes cosas, muchas de ellas ineludibles: las horas de trabajo, las de trasladarte a tu lugar de trabajo y de vuelta, las de conseguir alimento, alimentarte, y si es el caso, alimentar a otros, las de cuidar de tus seres queridos, las de dormir (sí, hay que dormir, es mucho más importante de lo que creemos), etc. 

Podemos caer en la tentación de pensar que entre todas estas cosas no nos queda tiempo para nosotros. Pero eso es un gran error. Sólo tienes que mirar las estadísticas de tu móvil, que te dirá las horas que has pasado en redes sociales durante el día. Seguro que es mucho más de lo que te imaginabas. Ese es tiempo que has dedicado exclusivamente a ti. Luego ya si quieres te puedes preguntar si esa es la mejor manera en la que podrías haber pasado todo ese tiempo. 

Pero hoy, en concreto, te quiero hablar de lo que yo llamo pI+D. “Personal I+D”. Tiempo que dedicas a investigar y desarrollar (o si lo prefieres, implementar) cosas que te sirven en tu desarrollo personal.

Te voy a poner un ejemplo: 

Tienes un día de poco trabajo en la oficina, y tienes por delante una hora o dos de absolutamente ninguna responsabilidad urgente. 

Tienes frente a ti una elección, dedicar ese tiempo a hacer scroll-down por alguna de tus redes sociales favoritas, o puedes dedicar ese tiempo a investigar algo que te sirva para tu vida. Algún pequeño proyecto que se te ha ocurrido que se podría hacer y te vendría bien para lo que sea, pero que requiere de algo de investigación y de un trabajo ordenado de implementación. 

Puede ser cualquier cosa, ese archivo de Excel que te ayudaría a organizar tus gastos, ese tutorial de Youtube que te enseñará a hacer esa chapucilla pendiente en casa, cualquier cosa.  No es navegar por las redes sociales sin rumbo, es dirigirte hacia un puerto, agarrar el timón y enfrentarte a inmensidad de internet para llegar a tu destino.  Es muy, muy diferente.

No me malinterpretéis, yo también me paso interminables horas a la semana (fuera de horario laboral, que no se me malinterprete) navegando a la deriva por internet, sin más rumbo que el que me proponga el algoritmo de turno de la red social en la que esté inmerso, pero intento que la mayoría del tiempo que tengo para mí lo dedique a ese pI+D.  

Y ¿a qué dedico mi tiempo de calidad, de I+D personal? Pues a veces me cuesta entender que esté realmente haciendo algo productivo, la verdad, porque hay tantísimas cosas que me pueden ser útiles, a las que dedicarles mi tiempo, que no sé a qué ponerme. Pero como dice la Técnica de Feynam, la mejor manera para entender algo tú mismo es intentar explicárselo a los demás.  Así que voy a intentar explicar aquí las cosas que hago con mi tiempo para implementar mejoras en mi vida y la de los demás. 

Recordad que I+D no es solo Investigación, que sería lo más fácil, sino también Desarrollo (algunos incluyen una i al final, I+D+i, como “innovación”), es decir, que no es suficiente con leerse 5 libros o 200 artículos sobre un tema, aunque eso esté muy bien, sino que lo que hay que ponerse a implementar cosas.

Y después de darle algunas vueltas sobre cómo hablarte de esto, creo que finalmente voy a usar la manida (aunque útil) técnica de hablar del top 3 de herramientas que uso.  El podio de mi pI+D. Las tres cosas en las que 

yo recomendaría a todo el mundo “perder su tiempo”, porque son las que más útiles me han sido en mi vida.

Decidirme por sólo tres herramientas es una tarea realmente difícil, y no quiere decir que sean las únicas a las que dedico mi tiempo.  Pero después de mucho darle vueltas creo que son las tres que creo que pueden devolverte más resultados satisfactorios para tu vida, respecto al tiempo que les dedicas.

Así que… ¡vamos allá!

Antes de nada, disclaimer: por supuesto que esta lista es personal y sujeta a opiniones, es una lista que me va bien a mí, pero que igual no te va bien a ti, y seguro que cambiarías alguna que otra cosa.  Puedes usar la sección de comentarios para proponer, criticar, o lo que haga falta, me encantaría ver vuestras propuestas.

Y, por otro lado, he de decir que esta lista no está ordenada, estas tres herramientas me resultan tan útiles que no puedo decir con cuál quedarme antes que con las otras. Suficiente sufrimiento me ha costado quedarme con únicamente tres, porque muchas otras se han quedado fuera y podrían estar en la lista. 

Top 3 herramientas

1. Herramientas para tomar notas

Oh, el arte de tomar notas.  Lo usamos desde pequeños, nos enseñan nuestros profesores (bueno, no mucho, en realidad, si lo enseñaran bien otro gallo nos cantaría), y nos acompaña toda nuestra vida. Tomamos notas para todo, para anotar lo más importante de una clase y luego repasarlo en nuestro estudio, para la lista de la compra, para no olvidar esto o aquello, para enviar el dichoso resumen de una reunión indicando cuáles son los próximos pasos, para organizar nuestras vacaciones y no perderse nada interesante… para todo.

En mi explicación sobre cómo uso esta herramienta voy a dejar fuera, aunque creo que es una parte muy importante de ella, el método de organización personal que uso para que esas notas no sean papelitos sueltos que se lleva el viento (real o imaginario, si son notas digitales) sino que se conviertan en recordatorios, tareas, ideas para nuevos proyectos, etc.

Sólo comentar que he probado mil métodos de organización diferentes, y me quedo con algo parecido (digo parecido, porque lo he adaptado a mis necesidades) con el método GTD, o “Getting Things Done”, del que he hablado mucho en Youtube aquí.

Lo que quiero hacer es ir al detalle de qué aplicaciones uso para tomar notas.  Como hay tantas aplicaciones casi como personas, lo primero que hay que hacer para seleccionar la (o las) que vas a usar es saber qué tipo de persona eres tomando notas, “Bibliotecario”, “Jardinero”, o “Arquitecto”. 

Me explico. 

Esta clasificación de los diferentes tipos de personas que toman notas viene fenomenalmente explicada en este artículo que intenté torpemente explicar en este vídeo de Youtube. 

Pero resumiendo mucho, 

- los bibliotecarios disfrutan recopilando, creando un catálogo de recursos, y necesitan una herramienta para tomar notas que les permita recuperar fácilmente sus ideas.

- los jardineros disfrutan explorando, conectando pensamientos, y necesitan una herramienta que les permita hacer crecer sus ideas fácilmente, conectándose entre si.

- los arquitectos disfrutan de la planificación y el diseño de la estructura de las notas, y necesitan una herramienta para tomar notas que les permita estructurar fácilmente sus ideas.

Las herramientas que usarán cada uno de ellos tienen funcionalidades diferentes:

- los bibliotectarios usarán aplicaciones que sirvan para guardar, clasificar y encontrar fácilmente lo que se necesita, ya sean notas de libros, páginas web, notas de reuniones, o recetas. Sus funcionalidades incluirán recorte web, formato enriquecido, archivos adjuntos, etiquetado, herramientas de búsqueda y filtrado, etc.

- los jardineros usarán notas no lineales, huyendo de una estructura rígida de carpetas, para poder ver conexiones entre notas y entre ideas, conexiones que quizás no se hubieran establecido de antemano. Sus funcionalidades incluirán enlaces bidireccionales, formato markdown, enfoque de información en pequeños bloques, visualización gráfica de conexiones entre notas, etiquetado flexible, etc.

- los arquitectos usarán una estructura jerárquica, basada en páginas y categorías, que requiere diseño y estructura, y decidirán si una nueva idea requiere su propia categoría, su propia página o simplemente su propio bloque de contenido. Una vez realizado ese esfuerzo, podrá reutilizar sus plantillas para notas nuevas. Las funcionalidades de las aplicaciones que usará incluyen las vistas personalizadas basadas en categorías, etiquetas o propiedades, las plantillas personalizables, los metadatos, los bloques de contenido reutilizables, la búsqueda avanzada, etc.

Bueno, y después de este intenso trabajo interno de autoclasificación del tipo de persona que eres tomando notas, podrás bajar al siguiente nivel, el de las herramientas que vas a usar.

Para abreviar, y porque he dicho que voy a hablar de a qué dedico yo mi tiempo, tengo que decir que yo soy claramente Jardinero, y que a pesar de que he probado aplicaciones para Bibliotecario como Evernote, o aplicaciones para Arquitecto como Notion, por fin he encontrado mi tipo de aplicación ideal, la de los Jardineros.

Antes de entrar en el top3 de aplicaciones para Jardineros, una breve parada en el método.

Los jardineros también tenemos una estructura, no todo es caos, y a pesar de que no nos gustan las estructuras jerárquicas, siempre las usamos, aunque sea en el nivel superior. Yo para ordenar lo que llaman mi “Segundo Cerebro” (Second Brain) o mi "Jardín digital" (esta última metáfora pega más con el concepto de Jardinero, pero son muy similares) he acabado usando, aunque sea parcialmente, el llamado Método PARA (Proyecto, Área, Recursos, Archivo).

Cada uno de estos conceptos es una maravillosa madriguera de conejo por la que introducirte como Alicia a investigar, pero vamos al grano: 

Top 3 Herramientas Jardinero:

1.1 Aplicaciones de Notas con enlaces bidireccionales:

TiddlyWiki / Obsidian / LogSeq

Como digo me dejo Notion y Evernote, porque no son de jardinero. Me dejo también RoamResearch, que parece que es la más recomendada para este tipo de toma de notas, pero que es de pago.

Hay pequeñas diferencias entre ellas, y para decidirte te recomiendo que les eches un vistazo a sus similitudes y diferencias, como hice yo, pero yo me he quedado con TiddlyWiki para mi trabajo, en la que he creado una base de datos de clientes y contactos totalmente bidireccional, al estilo Wikipedia , y Obsidian para crear mi Archivo de conocimiento del método PARA.

1.2 Aplicación para Guardar Favoritos (marcadores) mientras navegas

Diigo (antes Google bookmars o Google Notebook)

En segundo lugar pongo una aplicación para la gestión de favoritos o de marcadores online.

En realidad ésta debería ser la misma aplicación que la de tomar notas, y tenerlo todo integrado, pero yo todavía no lo he conseguido. Para mí es importante tener una manera sencilla de guardar las cosas mientras navego por internet, y para eso uso una aplicación diferente, que incluye una extensión del navegador (un simple botoncito para guardar lo que quieres en tu nota), parecido a como hacer cuando guardas un favorito en el navegador. 

Y ¿por qué no uso directamente los favoritos del ordenador? Pues fácil, porque en cuanto tienes unas cuantas decenas de favoritos (no digamos cientos, como tengo yo) la carpeta de favoritos es un auténtico caos, y es imposible encontrar nada.  Eso me pasa con el navegador que uso exclusivamente para cosas de trabajo, donde tengo tantas páginas guardadas en favoritos que buscar una me resulta un dolor de cabeza. Bueno, eso y que la intranet de las empresas suele ser un infierno para encontrar algo…

En su lugar, hago lo mismo, pero con la aplicación Diigo, y simplemente le añado una o dos etiquetas a la página que estoy guardando, y si me lo curro mucho una pequeña descripción. La aplicación me ordena las notas en una nube de etiquetas, y me resulta mucho más fácil encontrar las cosas.

1.3 Aplicación para Guardar lo que leo online (artículos, noticias)

Pocket

Ésta es sin duda la herramienta, gratuita además, que más uso y más recomiendo. Le dediqué un post en este mismo blog, y aunque fue hace años, mi método sigue siendo muy parecido. 

Bueno, igual tengo que actualizar los diagramas, porque ya hace tiempo que no uso Facebook, ni Evernote ni Scoop It. Pero la idea es la misma: todo lo que veo que me interesa leer online lo mando a Pocket, donde se guarda una copia para leer mas tarde. Muchas veces sirve también para limpiar la página de banners de publicidad y otras mierdas que distraen tu lectura, porque te guarda una copia de texto simple y únicamente las fotos del propio artículo.

Después de leído, ya decido si la voy a guardar para más tarde, o si no merece la pena.  Y eso enlaza con el segundo tipo de herramienta que recomiendo a todo el mundo para dedicarle su tiempo de pI+D: 

2. Herramientas para automatizar procesos

¿En serio?  ¿Automatizar procesos? ¿Y no vas a hablar de IA?

Paciencia, mi querido Padawan, confía en La Fuerza. No te lances directamente a investigar sobre Inteligencia Artificial porque te verás arrollado por los monumentales cambios en los que estamos inmersos ahora mismo, y te entrará vértigo.

Mi propuesta es algo muy relacionado con la IA, y que te puede resultar mucho más útil personalmente, al menos al principio. Si luego quieres dirigir tus pasos a esa inmensa madriguera de conejo de la IA, ya tendrás medio camino hecho.

A lo que me refiero yo con las automatizaciones es a realizar varias pequeñas tareas consecutivas de manera automática, de manera que te ahorres tiempo. 

Voy a poner un ejemplo muy sencillo: abres tu armario y ves que te falta arroz; sabes lo que toca hacer para no olvidar comprarlo la próxima vez que vayas al súper; acercas tu teléfono a una pequeña etiqueta “RFID” (de las del pago por el móvil) que tienes pegada en una esquina de tu nevera. Ese pequeño gesto inicia una serie de acciones que en un par de segundos abren tu app de tareas, identifica la lista de tareas llamada “Lista de la compra”, la abre, y te abre una nota nueva para que simplemente indiques “Arroz”.

No parece gran cosa, pero la automatización de procesos es una herramienta poderosísima. La automatización puede ser mucho más complicada, y ahorrarte muchísimo más tiempo.

Pero ¿eso no implica saber programar? Eso es muy complicado, jefe.

Pues sí y no.  Saber programar no es lo mismo que dominar un lenguaje de programación, y las automatizaciones no son programas informáticos complejos (o no tienen por qué serlo) así que se puede empezar por herramientas tipo No-code y ya luego profundizas todo lo que quieras. 

De las que te presento aquí sólo domino la primera, la más sencilla, aunque las he probado las tres. Son muy similares, y depende del uso que le quieras dar (o si estás dispuesto a pagar por sus versiones pro) elegirás una u otra

Top3 de herramientas para automatizar procesos:

- IFTTT: Nada más fácil de entender en programación que esta instrucción: If This, then That. Si pasa esto, haz esto otro.  Así de simple. Todos los lenguajes de programación tienen esta instrucción de una manera u otra. De las tres que propongo, ésta es la más simple, enfocada en automatizaciones básicas de un solo paso, con una interfaz sencilla y fácil de usar. Lo más importante de estas aplicaciones es su integración con otras aplicaciones online, ya que ofrecen una amplia gama de integraciones con aplicaciones y servicios populares. De esta manera puedes hacer que cuando pase algo en una aplicación como Youtube (por ejemplo, que veas un vídeo musical que te guste) la automatización o “Applet” buscará el título del video en Spotify, y si lo encuentra la agregará a tu playlist de música de “Canciones nuevas”.

A este ejemplo, que puede ser un poco chorras, le puedes añadir miles de servicios online diferentes, y múltiples complejidades, pero suele ser muy sencillo automatizar tus pequeñas cosas repetitivas.

Os voy a poner otro ejemplo de cómo lo uso yo para enlazar con el punto anterior de leer cosas con Pocket:

Cuando termino de leer un artículo (que previamente había guardado porque me parecía interesante) en Pocket, si sigo pensando que merece la pena guardarlo, lo marco como “archivado” en la propia aplicación de Pocket. La automatización entonces va a ir a un archivo de Google Sheets, y va a crear una nueva línea, con toda la información del artículo: 

La herramienta extrae casi toda la información que me interesa guardar: título, un resumen, una imagen si está disponible, y la url. A partir de ahí he añadido más columnas y recientemente enriquecido con la maravillosa ayuda de la IA, que lee el artículo y crea automáticamente varias etiquetas o hashtags que me servirán para enlazar todas estas notas más adelante, como se ha visto anteriormente cuando he hablado de herramientas para tomar notas.  

¿Es o no es maravilloso? Si cada vez que acabo de leer un artículo interesante tuviera que abrir la lista y realizar todos estos pasos manualmente… simplemente no lo haría, claro.  

- Zapier: muy similar a la anterior, pero que permite crear flujos de trabajo más complejos con múltiples pasos. Ofrece una interfaz un poco más compleja pero aún intuitiva, y como ventaja principal ofrece integraciones con casi todo lo que puedas imaginar (más de 5.000 servicios online). 

Algunos ejemplos de automatizaciones en Zapier serían:

- Publicación automática en redes sociales: publicar automáticamente contenido nuevo de un blog como éste en plataformas como Twitter, Instagram o LinkedIn. Es una forma eficiente de mantener actualizadas las redes sociales con el contenido más reciente.

- Guardar respuestas de formularios en hojas de cálculo, enlazando herramientas de formularios como Typeform, Gravity Forms o Webflow con Google Sheets. Cuando alguien completa un formulario, las respuestas se agregan automáticamente como nuevas filas en una hoja de cálculo de Google. 

- Crear tareas a partir de correos electrónicos destacados, convirtiendo correos electrónicos importantes en tareas en aplicaciones de gestión de proyectos. Por ejemplo, se pueden crear tarjetas en Trello o tareas en Todoist a partir de correos destacados en Gmail. Esto ayuda a mantener un seguimiento de las acciones importantes que surgen de la comunicación por correo electrónico.

- Make: Ofrece la mayor flexibilidad, permitiendo flujos de trabajo muy avanzados, pero también la mayor complejidad. Proporciona una interfaz visual más avanzada con un editor de flujos de trabajo, incluso permitiendo conectarse a cualquier API. Sus funciones incluyen bucles, condiciones complejas y manipulación de datos.

Algunos ejemplos de automatizaciones en Make serían:

- Automatización de tareas con Google Sheets, actualizando automáticamente datos en una hoja de cálculo basándose en información de otras aplicaciones, o desencadenando acciones cuando se modifican ciertas celdas.

- Integración con ChatGPT para mejorar procesos de negocio, por ejemplo para la  generación automática de contenido, respuestas a clientes o análisis de datos.

En definitiva, miles de posibilidades para automatizar tareas, hacer tareas repetitivas y laboriosas que nunca harías de manera manual, multiplicar el impacto de tus acciones online, y ahorrarte muchísimo tiempo que podrás usar en otras cosas.  Y también para ir descubriendo lo que la IA puede hacer por ti, porque como ves las dos cosas hacen un combo perfecto.

3. Herramientas para gestión de finanzas personales

Y para terminar el top3 de herramientas personales, sin duda os recomendaría que dedicarais vuestro tiempo de pI+D a aprender a usar herramientas de gestión de vuestras finanzas personales. 

Esta es otra de las habilidades personales que pienso que deberían enseñarse en la escuela, desde niveles muy tempranos, pero que sorprendentemente (o no) se deja sin enseñar y genera muchísimos problemas a las personas que no entienden la importancia de sus finanzas personales. Gestionar tu dinero es casi tan importante como gestionar tu tiempo. No se trata de comprarte un Lambo ni un casoplón en la sierra, se trata de llegar o no a fin de mes, de ahorrar o vivir pidiendo cada vez más créditos, de tener que coger un segundo trabajo porque no llegas  a fin de mes o de acumular activos para poder retirarte anticipadamente porque tienes suficiente colchón para vivir una buena jubilación.

En este apartado sinceramente es en el que menos lecciones puedo dar de aplicaciones, porque aunque sé que hay muchas y muy buenas, mi aplicación estrella para esto es Excel. Pero puedo recomendar alguna que tiene muy buena pinta:

- Fintonic: ofrece funcionalidades muy útiles como la sincronización con todas tus cuentas bancarias, una visión completa de tu situación financiera, el análisis detallado de transacciones y movimientos, consejos financieros personalizados, etc.

- Wallet: ofrece cosas como establecimiento de objetivos de ahorro, recordatorios de pagos, control de gastos, gestión de créditos, además de la conexión con tus cuentas bancarias y notificaciones personalizadas.

- Cuentas en neobancos o plataformas de inversión (Revolut, N26, Trade Republic). Por último, mencionar esta posibilidad para mejorar tus finanzas personales.  Estos bancos online ofrecen numerosas herramientas para gestionar tus finanzas personales: notificaciones en tiempo real e información sobre hábitos de gasto, herramientas para el seguimiento y categorización automática de gastos,  opciones de inversión (acciones, ETFs o criptomonedas), planes de ahorro o inversión automatizadas, etc, etc, etc.

Aunque para este apartado de finanzas personales lo más importante no es la aplicación que usas, sino el método.  Y en eso sí puedo dar un par de ejemplos sencillos de cómo consigo ahorrar.  Son tan sencillos que parecen obvios, pero funcionan.

1) Saca el dinero de tu vista. 

Si tu objetivo es ahorrarlo, quítalo de delante de ti.

Muy obvio, y muy fácil de hacer.  Supongamos que el día 1 cobras 1.000 Euros, y que tu objetivo es ahorrar 200 a fin de mes.  Si los dejas en la cuenta y vas controlando tus gastos, muy pocas veces conseguirás dejar tu cuenta con un saldo mayor de 200 a final de mes. Créeme. Es mucho mejor tener una segunda cuenta, llámala “Cuenta de ahorro” o como quieras, a la que el día 1 se transfiere automáticamente una cantidad de 200 Euros. Si por lo que sea antes de final de mes no te llega (con el dinero siempre hay imprevistos), no pasa nada, haces tú una transferencia de vuelta a la cuenta principal de gastos. Pero si consigues llegar con saldo positivo a final de mes, habrás ahorrado 200 Euros. Haz la prueba y verás como llegas mucho más a menudo a tu objetivo.

Para esto simplemente tu banco tiene que permitirte abrir múltiples cuentas y hacer transferencias automáticas de manera gratuita.  Si no es así, cambia de banco.

2) Provisiona tus recibos no mensuales. 

Muchos de tus recibos no mensuales son los que destruyen tu capacidad de ahorro. Aunque ya sepas que el seguro anual del coche, por ejemplo, son más de 300 €, llegará el momento de cobrarse y te hará un agujero en tu cuenta de gastos. Entonces tendrás que ir a sacarlo de tu cuenta de ahorro, y destruirá tus ahorros.

Una manera muy fácil es provisionarlo, con un método muy sencillo: coge éste y el resto de recibos domiciliados no mensuales, suma el total, y divídelo por 12; redondea al alza esa cantidad (por ejemplo, si son 175 € redondea a 200 €); abre una nueva cuenta, domicilia todos tus recibos no mensuales, y transfiere automáticamente cada inicio de mes la cantidad que has calculado.  Así cuando llegue cualquiera de esos recibos ya tendrás el dinero preparado.

Nota: en esta forma de ahorrar no incluyo la previsión de los recibos mensuales, porque al ser mensuales no es estrictamente necesario pasarlos a otra cuenta diferente, pero depende de tus preferencias también lo podrías hacer con todos tus recibos, mensuales o no. 

En el ejemplo que he puesto, tus ingresos son de 1.000 €, tu objetivo de ahorro son 200 € y tus recibos no mensuales son de 200 €.  Es decir, que tu saldo disponible a día 1 NO son 1.000 €, sino 600 €.  Cuanto antes de des cuenta de esto, antes mejorarás tu situación financiera.

Luego ya otro día hablamos sobre lo que puedes hacer con los 2.400 € anuales que has conseguido ahorrar, que si no no termino nunca.

Y con esto doy por terminado mi top 3 de herramientas a las que dedicar tu tiempo, un tiempo de calidad que te pertenece sólo a ti, un tiempo que no te puedes permitir el lujo de perder, un tiempo que disfrutar investigando, desarrollando idea, implementando métodos que te mejorarán la vida, un tiempo en definitiva que devolverá mucho más de lo que le has dedicado. Y ahora te toca a ti: ¿cuántas de estas herramientas conoces? ¿cuántas usas actualmente?  ¿habrías elegido los mismos tipos de herramientas? ¿falta alguna que tú consideras imprescindible?  Dedica un poco de tu tiempo a reflexionar sobre ello, y nos dejas aquí tus comentarios. Seguro que merecerá la pena.

 

De dónde saco mi tiempo. Mi método de gestión de contenidos online

Hoy voy a contestar una pregunta que me hacen bastante a menudo: de dónde saco mi tiempo.


Tengo, como puedes comprobar, un blog personal en el que escribo sobre diferentes temas, con el único objetivo de eso, de escribir. Aparte de este cajón desastre de las cosas que me interesan, mantengo una página de Facebook dedicada al material al que dedico mi vida laboral, el Poliuretano. Cuando comparto contenido propio, lo hago en español (aquí en el blog) y en inglés, en mi perfil de LinkedIn. Por otro lado, he creado y gestiono (de momento en solitario) un proyecto multiplataforma (Microblog de Scoop.it, cuenta de Twitter, Página de Facebook) llamado infoPadres, en el que comparto contenidos interesantes para padres, unos creados por mí y otros seleccionados de entre lo que leo por ahí, mínimo con una frecuencia semanal.

Ya fuera del mundo digital, acabo de terminar un nuevo semestre de mi segunda carrera universitaria, Administración y Dirección de Empresas, en la universidad a distancia UOC, sacándome cuatro asignaturas (se considera que dedicación completa son seis asignaturas); y he terminado dos carreras de running, una de 10 kilómetros, con un tiempo por debajo de 45 minutos, y una Media Maratón, con un tiempo de 1:49 (se me escapó en el último kilómetro el objetivo de bajar de 1:45, cachis).


Y para el que se lo esté preguntando, estoy felizmente casado, y tengo tres maravillosas hijas, y un trabajo bastante exigente.

Y no, créeme que ninguna de las cosas que he descrito me impide para nada disfrutar de las cuatro maravillosas mujeres de mi vida. En todo caso es mi trabajo el que me impide pasar más tiempo con ellas, y me obliga a dejar mucho más tiempo del que querría a mi sufrida mujer al cargo exclusivo de la casa.


Cuando hablo con amigos o conocidos sobre cualquiera de estos proyectos que estoy realizando, a veces con explicarles tan sólo uno sólo de ellos, recibo invariablemente la misma pregunta: "¿De dónde sacas tu tiempo?"


Pues bien, hoy voy a empezar a desvelar alguno de mis secretos.


Primero, y lo más importante, para hacer cualquiera de estas cosas (o cualquier otra) se necesitan básicamente dos cosas: ganas, y apoyo.

Tener ganas es muy importante. Hacerlo porque te gusta, porque disfrutas con ello, porque quieres hacerlo.

Tener apoyo es fundamental. Si tu familia y/o tu trabajo no te lo permiten, difícilmente se pueden emprender ni estos ni ningún otro tipo de proyecto.

Por suerte, yo tengo ese apoyo, sobre todo por parte de mi familia. Mi mujer, que se merece que le ponga un altar, me apoya incondicionalmente en cada nuevo proyecto, y tan sólo se ocupa de recordarme, en algunas contadas ocasiones, que por estar demasiado concentrado en alguno de ellos, estoy descuidando un poco a lo más importante, mi familia.

Otros pequeños secretos para el éxito son algo menos importantes, pero ayudan: que no te guste excesivamente ver la tele, y que no te guste excesivamente dormir, son pequeñas ayuditas. De ahí sale mucho, muchísimo tiempo.


Y ahora voy a contarte en detalle cómo lo hago. Dejaré el running y la universidad para otro día, y voy a explicar mi mundo online. Me fascina compartir y crear contenido. Me fascina escribir, ordenar mis pensamientos, y dejarlos escritos para la posteridad. Y disfruto simplemente por el hecho de escribir. Por supuesto no voy a negar que me encanta que me lean, que me comenten (de momento son casi todo comentarios positivos, claro, ya veremos cuando haya alguno negativo), y también que conocidos, y algún desconocido, me digan que ha gustado lo que han leído. Pero básicamente escribo por el placer de escribir.

Por supuesto como ejemplo de bloguero dejo mucho que desear, y estoy lejísimos de los que más admiro, Enrique Dans, con un blog de más de 3.000 lectores diarios, en el que lleva publicando mínimo una entrada al día desde hace más de once años; Sergio L-Palacios, profesor de universidad, divulgador incansable y escritor de dos excelentes libros sobre la física de la ciencia ficción (que además lee unos 50 libros al año, para realizar reseñas sobre ellos); o Jose M. López Nicolás, un Doctor en bioquímica que denuncia incansablemente en su blog los múltiples fraudes de las pseudociencias que nos bombardean a diario, tan poderoso que ha puesto varias veces en jaque a las grandes multinacionales de la alimentación o la cosmética por el marketing pseudocientífico de sus etiquetas o campañas de publicidad.


Estoy muy, muy lejos de esas celebridades,  y de sus increíbles blogs. Pero tengo un método. Y creo que funciona. Al menos al nivel que yo necesito, funciona. Tiene algo del método de curación de contenidos, (o content curation, que queda mejor en el inglés original), y también algo de GTD, y lo he ido perfeccionando con el tiempo, hasta estar tan orgulloso de él como para dedicarle el primer post de productividad personal de mi blog.


Mi método de Curación de Contenidos -o en una traducción más amable de "Selección de Contenidos"- consiste en eso, en seleccionar del amplísimo océano de información actual la información que es realmente relevante. Tiene dos fases: en la primera, se realiza los siguientes pasos: filtrar, leer y seleccionar; la segunda fase es la de creación de contenido de mayor valor añadido, y puede realizarse de dos formas: simplemente compartiendo la información seleccionada, o creando contenido propio a partir de esa información seleccionada.

Mi forma de trabajo es diferente según realizo la selección de contenidos siguiendo una u otra de esas formas:

El esquema del primero de los dos métodos (seleccionar -> compartir) podría ser el siguiente:





Y el esquema del segundo método (seleccionar -> crear) podría ser el siguiente:




Para estos dos métodos utilizo una serie de aplicaciones gratuitas y multiplataforma, que no pueden faltar en ninguno de mis dispositivos. Son absolutamente imprescindibles para mí, y cualquier nuevo aparato debe poder aceptarlas, para convertirse en uno más de los múltiples gadgets que utilizo cada día (sí, mis amigos tienen razón, soy un poco tecnosexual).

En ambos casos, la primera fase es la misma, y utilizo básicamente la misma herramienta, la joya de la corona, la más fundamental de todas: Pocket. Una aplicación muy sencilla, y muy poderosa. Antes se llamaba "Read it Later", lo que definía mucho mejor su utilidad: sirve para guardarte cosas para leer más tarde. Puedes enviar a esta aplicación artículos, páginas web, archivos PDF (deben estar disponibles online), o cualquier otra cosa que quieras leer. La aplicación recibe la información, y crea una lista cronológica de lo que quieres leer. Una vez accedes a ella, se encarga de descargar la información que has seleccionado (en versión sólo texto, o incluyendo también las imágenes); posteriormente, y esto es importante, sin necesidad de estar conectado, puedes leer tranquilamente la información.

El flujo de entrada en mi lista de cosas por leer es constante: cualquier cosa que creo que me puede interesar, no importa de dónde venga, la envío a Pocket. Si repaso mi Timeline de Twitter y veo algo interesante, o si alguno de mis amigos ha colgado algún enlace en Facebook que creo que me va a interesar, o si reviso los blogs que sigo (a través de Feed.ly, otra aplicación esencial para seleccionar contenido) y veo algo que me llama la atención, todo va a Pocket. Más tarde, en cualquier otro momento, en casa delante de la tele, o en la consulta del dentista, o como ahora mismo, en el minúsculo espacio del asiento de un avión, echo un vistazo a la lista, y leo lo que más me apetece.


En ese momento tomo la decisión de si lo que estoy leyendo es realmente información que me va a ser útil o no, y qué voy a hacer con ella. Un rápido vistazo para ver si cubre las expectativas (si no, lo borro directamente), y si la información merece que la comparta directamente, o si requiere algo más de trabajo.


Si la información va a ser compartida directamente (método 1), normalmente en Twitter o Facebook (en mi perfil personal, o en alguna de mis páginas de Facebook), normalmente utilizo una nueva aplicación, Buffer, muy interesante para gestionar la presencia online. Muchas veces paso temporadas largas sin compartir nada, y otras veces encuentro mucha información interesante a la vez, pero no me interesa compartirla toda en ese momento, o bien porque no es el momento adecuado, o bien para repartir mejor los contenidos que comparto. Pues Buffer hace muy bien eso, repartir la información que compartes, y publicarla sólo cuando tú quieres que se publique. Esta aplicación es la única que de momento he contratado en su versión Premium, así que técnicamente no es cierto que todas las aplicaciones que uso son gratuitas. Pero en su versión gratuita tiene una funcionalidad más que suficiente para la mayoría de los que gestionen sólo una cuenta de Twitter o Facebook.


Si la información requiere ser trabajada antes de ser compartida (método 2), realizo un camino diferente a partir de Pocket. Envío la información a otra aplicación, Evernote, y la clasifico para ser trabajada posteriormente.

En la red hay muchísimos defensores a ultranza de Evernote, que pueden explicar mucho mejor que yo sus virtudes, así que no me extenderé. Únicamente diré cómo clasifico mi información, en las siguientes carpetas:

- "Borradores", "Material", e "Historial" para el blog de Agorafiliaweb
- "PU" para la página del Poliuretano
- "infoPadres", e "iP Historial" para el proyecto #infoPadres.

Como se puede ver, uso la aplicación para almacenar material, trabajarlo creando contenido, y también para guardar un historial de contenidos, lo que es muy útil para buscar información que ya has compartido previamente.


Y en un paso posterior, después de un trabajo más o menos laborioso, dependiendo de la dificultad de cada post, publico la información en Blogger, para Agorafilia, y en Scoop.it para el microblog de infoPadres.


Como se puede ver, el proceso de creación que sigo para generar contenido es muy variado, pero sigue un esquema bastante bien definido.


La información que me llega puede convertirse en información de salida en unos pocos segundos, o puede requerir meses de trabajo, y una buena serie de pasos.


Y lo más importante, el tiempo que dedico a este proceso es totalmente aleatorio, no requiere de un lugar ni de un momento fijo, y puede adaptarse a las necesidades de más o menos tiempo que tenga libre, o que quiera dedicarle. Como ya he dicho anteriormente:


Tiempo hay, lo que hace falta son ganas.